Sedam savjeta kako bolje planirati i organizirati dan

S

Osjećate li se kao da vam dani prolaze uzalud? Dođe večer, a vi pomislite “što sam radila cijeli dan?” Osjećate li se ponekad kao da lutate iz jedne hitne situacije u drugu i nemate vremena usredotočiti se na vlastite prioritete? Ako je odgovor na bilo koje od ovih pitanja potvrdan, čitajte dalje. Ovaj tekst će vam dati 7 savjeta kako planirati svoj dan. Koristite ove savjete kako biste odredili prioritete. Zatim izradite plan da vam dan (i život) ne pobjegne, piše blogerica Tonia Kendrick.

1. Svaki dan napišite svoj plan

Moj najvažniji savjet za planiranje dana je: napišite svoj plan. Pisanje našeg dnevnog plana dobra je praksa upravljanja vremenom. I da, to znači planiranje baš svakog dana. Ključno je da odvojite vrijeme da zapišete ono što želite učiniti danas. Koji su vaši prioriteti? Bliži li se neki rok? Napravite popis važnih stvari koje trebate obaviti. Čin pisanja plana čisti vaš mozak i oslobađa ga od dužnosti da pokuša zapamtiti što sve želite učiniti. Plan možete zapisati u digitalnom formatu ili na papiru, kako vam je draže. Smatram da me moj dnevni popis obaveza na papiru drži odgovornom prema sebi. Imam listu dnevnog plana, podijeljen u kategorije, s praktičnim potvrdnim okvirima. Volim pozitivan osjećaj koji me obuzme kad ‘kvačicom’ ili ‘plusićem’ označim obavljenim dnevni zadatak koji sam si zadala.

2. Planirajte svaki dan u isto vrijeme

Kada planirate u isto doba dana, stvarate naviku. A dobre navike imaju moć da vas drže na pravom putu. Dan možete planirati večer prije ili ujutro. Radije planiram ujutro nakon što sam popila barem jednu šalicu kave i mozak mi je donekle funkcionalan. Jedan od razloga zašto preferiram jutarnje planiranje je taj što često u krevetu prije spavanja razmišljam o stvarima koje trebam obaviti. Ako sam već napisala svoj plan, onda moram smisliti što da skinem s njega ujutro, da imam mjesta za tu novu obvezu. To je moj način. Ali, večer ili jutro zapravo nije važno. Važno je ono što vama odgovara.

3. Napravite brzu listu zadataka

Uključite sve što trebate učiniti, želite učiniti, što biste mogli učiniti. Predstoje li vam rokovi? Razmislite koga trebate nazvati ili poslati e-mail. Koje poslove trebate obaviti danas? Ima li nešto od jučerašnjeg plana što se nije ostvarilo? Pregledajte svoj tjedni plan ako ga imate (a nadam se da imate). Sve što smislite tijekom ‘mozganja’ možda neće ući u vaš konačni plan za taj dan. Ali na ovaj način minimizirate mogućnost da vas nešto neugodno iznenadi. Obavezno pregledajte svoj kalendar za sastanke – ne samo za danas nego i za sljedećih nekoliko dana. Nezgodno je napraviti dnevni plan, a kasnije shvatiti da sutradan imate sastanak koji zahtijeva nekoliko sati pripreme.

4. Podijelite svoj popis zadataka na “posao” i “život”

Prelako je dopustiti radnim zadacima da preuzmu vaš dan i dopustiti da se vaši životni zadaci gurnu u stranu. Nedavno sam revidirala svoj dnevni plan s naslovima za posao i život. To sam učinila iz dva razloga: Tako da mogu lako vidjeti što želim raditi u svakom području. To mi pomaže grupirati stavke u vremenske okvire. Na primjer, kada sam radila u uredu, većinu životnih stvari sam trebala raditi navečer. Tako sam održavala ravnotežu u poslovnom i privatnom životu. Pod “život” imam isti broj redaka kao i pod “posao”. I oba ih punim svaki dan.

5. Identificirajte dvije stvari koje se moraju učiniti danas

Odaberite jednu stavku s popisa za ‘posao’ i jednu stavku s popisa ‘život’ koje morate učiniti. To ne moraju biti vaši najteži zadaci ili oni za koje će trebati najduže da ih izvršite. To su dvije stavke koje su najvažnije u postizanju dugoročnih ciljeva. One koje će vas stvarno pogurati naprijed. Najprije njih riješite. Na ovaj način, čak i ako vam ostatak dana ‘sklizne s kolosijeka’, znate da su najvažniji zadaci obavljeni. Na primjer, moj najvažniji radni zadatak za danas je pisanje ovog blog posta, tako da to prvo radim (nakon što planiram svoj dan, naravno).

6. Uključite nekoliko brzih zadataka

Ne mora sve u vašem dnevnom planu biti veliki projekt. Samo zato što će za nešto trebati samo 10 ili 15 minuta, ne znači da ne bi trebalo biti na vašem popisu. Imam 10 redova obaveza na svom dnevnom planu. Kad bih u svoj plan stavila samo “velike” zadatke, onda bi bilo jako teško sve obaviti u jednom danu. Ranije sam spomenula da volim označavati potvrdne okvire. Vrlo je zadovoljavajuće osvrnuti se na kraju dana i vidjeti sve (ili gotovo sve) okvire označene ‘kvačicom’ ili ‘plusićem’. Uključivanje brzih zadataka čini vjerojatnijim da ćete moći postići sve na svom popisu. I stvarno, je li količina vremena potrebnog da se nešto obavi mjerilo njegove važnosti? Ne mislim tako. Brzi zadaci također su izvrsni za doba dana s niskom potrošnjom energije. Kad vam ponestane snage, sjajno je moći odabrati nešto za što vam neće trebati puno vremena ili energije. Još jedna prednost dodavanja nekoliko brzih stavki na svoj popis je da ako odugovlačite, možete izbaciti nekoliko od ovih manjih stvari i vratiti se na zadatak.

7. Često se vraćajte na svoj popis

Još jedna učinkovita praksa upravljanja vremenom je da se često vraćate na svoj popis. Ovo se svodi na organiziranje. Držite svoj popis na mjestu na kojem se možete lako osvrnuti na njega tijekom dana. To može biti u aplikaciji za popis zadataka na vašem pametnom telefonu, u bilježnici koju držite na stolu, u planeru ili na nekom drugom mjestu gdje će vam to biti najvažnije. Koristim Filofax, koji stoji na kutu mog stola, otvoren za moj dnevni plan. Kada završim zadatak, označim ga i lako mogu vidjeti ostale stavke koje sam planirala za taj dan. Vrlo je lako odabrati sljedeću stavku na kojoj ću raditi i ne moram mučiti mozak da se sjetim što sam željela postići.

Ovo su moji omiljeni savjeti za dnevno planiranje. Njihovo korištenje je način na koji se brinem da mi dani budu po planu. Ako je dnevno planiranje nešto s čime se borite, odaberite jedan ili dva od ovih savjeta za produktivnost. Isprobajte. Obećavam da ćete moći preuzeti kontrolu nad svojim danom, tvrdi blogerica Tonia Kendrick.

Izvor: Frendica.hr
Photo: Frendica.hr